Si estás pensando en planificar un evento corporativo el primer aspecto a cometer es determinar la idea en la que se basará el resto de aspectos de su organización. En esta ocasión, traemos 7 tips para eventos corporativos que te ayudarán a que sea una celebración efectiva, memorable e incluso divertida.
Ah! Y antes de empezar, me gustaría decirte que hace bien poco subimos un artículo que trata sobre las 12 tendencias en organización de eventos 2019. Es muy útil para complementar el contenido del tema que vamos a tratar hoy. ¡Te animo a que lo visites!
Ahora sí, comenzamos:
1. Determina los objetivos de tu evento corporativo:
El éxito en la organización de tu evento corporativo depende de establecer unos objetivos bien definidos. Este paso es fundamental ya que determinará el resto de pasos de la planificación tales como el presupuesto, la localización y el enfoque de la actividad principal.
Es importante que estos objetivos los fijes de forma estratégica teniendo en cuenta los propósitos comerciales generales de la empresa. Lo que ayudará a enfocar todas las acciones de modo que aporten un valor para los asistentes y la consecución de la voluntad de la compañía.
2. Invierte en estrategias y herramientas interactivas de retención:
Si tu evento corporativo está enfocado en enseñar a los participantes nuevas habilidades y aportar nueva información, es importante tener un plan para procurar que los participantes recuerden todo lo aprendido.
Por ello, te recomendamos que utilices herramientas de retención como:
- Seminarios en línea que ayuden a actualizar o complementar los conocimientos conseguidos durante el evento.
- Usa la gamificación: Los juegos interactivos en línea pondrán a prueba, de una forma divertida y con gran aceptación, los conocimientos y la retención de los conceptos claves.
- La participación en foros donde se publiquen preguntas frecuentes y sirva de seguimiento y debate del contenido.
Además, mantén y aumenta la retención del participante durante el evento realizando actividades interactivas que favorezcan una mayor implicación por parte del asistente.
3. Aporta valor a tu evento corporativo:
Localiza la reunión corporativa fuera del entorno habitual de trabajo, lejos de las oficinas. Esto fomentará que los participantes salgan de la rutina y afronten el evento desde una perspectiva distinta.
Algunos consejos que te pueden ayudar en base a esto son:
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- Cambia el código de vestimenta de forma que se permita a los empleados llevar ropa con la que se sientan más confortables.
- Busca un buen proveedor de Catering que abastezca el evento de todas las opciones alimenticias teniendo en cuenta la cultura y preferencias de los asistentes y de la calidad suficiente para generar la máxima satisfacción.
- Dota tu evento de las necesidades tecnológicas de hoy en día. Por ejemplo, la implementación de estaciones de carga para que ninguno de los asistentes se queden sin batería en el móvil durante la celebración del evento.
- Si la localización y el clima se lo permite, organiza actividades al aire libre.
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4. Ten un plan de respaldo:
En muchas ocasiones, hasta en las planificaciones más exhaustivas y mejor organizadas, surgen pequeños contratiempos que te obligan a afrontar situaciones que no estaban previamente planeadas.
Identifica aquellos aspectos que tienen una mayor probabilidad de ocasionar un error y lleva a cabo un plan de actuación o PLAN B. Esto te salvará a tiempo ante cualquier imprevisto que surja durante el transcurso del evento empresarial.
5. Realiza un hoja de ruta:
Es realmente importante que tengas un programa de actividades previamente planificado con los horarios de cada una de ellas.
Comunica el tiempo otorgado a cada ponente y el inicio y final de toda actividad. Esto te ayudará a ejecutar debidamente sin imprevistos toda la programación del evento.
Es recomendable que tengas una persona dedicada al seguimiento y control del cumplimiento de cada segmento programado e informa a los asistentes de los horarios mediante folletos, pantallas y de forma digital.
6. Desarrolla tu estrategia de marketing:
Es fundamental que establezcas una estrategia de marketing efectiva para tu evento corporativo. En especial si es un evento grande te recomendamos que los esfuerzos de marketing comiencen unos seis meses antes de la fecha de celebración.
Unas de las razones que avalan la importancia del marketing en los eventos es que ya no solamente sirven para que los participantes aprendan, socialicen y adquieran habilidades. Sino además para crear marca.
Desde el comienzo del artículo te hemos comentado una gran mayoría aspectos importantes a tener en cuenta para realizar una estrategia de marketing efectiva en la organización de tu evento. Pero en este punto queremos incidir en algunos otros consejos que seguro que aportarán un factor atractivo y diferenciador en tu organización:
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- Atrae patrocinadores y sponsors adecuados para su evento.
- Usa las redes sociales para anunciar el evento a aquellas personas ajenas a la empresa que le interesa que asistan.
- Potencia el boca a boca: La mejor manera de generar entusiasmo para que los asistentes hablen de tus eventos es interactuar con ellos mediante los perfiles de la empresa en las redes sociales.
- Genera una impresión de innovación y modernidad utilizando las últimas tendencias en tecnología. Para ello, impresiona a los asistentes con los recursos multimedia tales como la realidad aumentada, realidad virtual, estaciones de carga o la proyección de vídeos 3D.
7. Recopila contenido y datos:
Una vez se esté celebrando el evento, aparte de controlar el desarrollo del mismo, una tarea que te reportará bastantes beneficios es recopilar contenido y datos para futuros eventos.
Realiza una encuesta de satisfacción y te proporcionará información sobre las opiniones de los asistentes en diferentes aspectos de la organización. Esto te permitirá mejorar en próximas ediciones en aquellos aspectos peor puntuados por parte del público.
Crea un hashtag basado en el evento, donde los invitados puedan transmitir en vivo contenido, pensamientos y comentarios. Publica fragmentos de los ponentes en línea y fragmentos de comunicados para la prensa.
Contrata a un fotógrafo para que recoja instantáneas y material multimedia para poder usarlo como contenido para las redes sociales o material para uso corporativo.
Todas estas acciones te aportarán un mayor alcance y difusión en el medio digital y generará un mayor recuerdo de su evento corporativo.
Y hasta aquí, los consejos que recomendamos que consideres a la hora de planificar tu evento corporativo. Sobre todo mantén la calma y permanece atento a las opiniones y necesidades de tus asistentes.
¡Ánimo y mucha suerte!
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