Organizar un evento puede ser todo un reto debido a las difíciles tareas que hay que cometer para que se produzca un buen desarrollo del mismo. Pero aquí, vamos a dar 7 tips para organizar eventos que se deben tener en cuenta para crear una buena planificación, y con ello, obtener unos magníficos resultados.
Antes de empezar, me gustaría recomendaros el siguiente artículo que trata sobre las 12 tendencias en organización de eventos en 2019. En él exponemos las principales tendencias de este año y te será de bastante utilidad para complementar los consejos que vamos a exponer a continuación:
1. Crea una comunicación y contenidos adaptados a tu público objetivo
Uno de los aspectos primordiales a la hora de organizar un evento es realizar esfuerzos en conocer bien a tus asistentes. Esto te permitirá ofrecer un mejor servicio y crear experiencias que satisfagan las expectativas del público asistente.
Para alcanzar este objetivo y lograr que tu evento sea todo un éxito, es recomendable adaptar el mensaje a tus clientes, atender a la decoración, definir una temática, elegir una música adecuada, cuidar el diseño del lugar y realizar una excelente comunicación en los medios sociales.
2. Trabaja en equipo
No importa el tamaño del evento que tengas en mente planificar, lo más aconsejable es trabajar en equipo y delegar responsabilidades. Ya que, es realmente complicado que una sola persona esté a cargo de toda la organización y proporcione unos buenos resultados.
Tanto si eres el encargado de la planificación o es otra persona de tu organización, vendrá bien tener al menos un par de manos adicionales. Y como mejor opción, será la contratación de un planificador profesional ya que aportará una mayor calidad al proceso.
Los eventos son lugares donde tu empresa y el mensaje que se proporciona, se convierte en el foco de atención de tu público objetivo. Por este motivo, no es solamente importante la figura del planificador o el presupuesto disponible, sino de la habilidad de organización demostrada y la atención que se dedique a cada detalle.
Esta base construida en los primeros pasos de la creación de tu evento, marcará la diferencia e impulsará una óptima consecución de los siguientes procesos de la organización.
3. Battever: Satisface las necesidades de los asistentes
La experiencia del usuario durante la celebración del evento es algo que es importante atender. Sabemos que un asistente satisfecho, es un asistente con buen recuerdo y que hablará muy bien sobre su experiencia durante la estancia.
En este sentido, hay varias formas con las que satisfacer las necesidades de tu público. Como, por ejemplo: proporcionar zonas de descanso, zona de catering, ofrecer una información detallada sobre disposición y programa de conferencias, etc…
Por otro lado, estamos viendo como las nuevas tecnologías cada vez están formando parte de las necesidades básicas a cubrir de todos nosotros. Disponer de WIFI o un servicio gratuito de carga móvil con las estaciones de carga para móviles en eventos, se ha convertido en una de las tendencias más innovadoras y útiles para llevar a cabo, ¡A nadie le gustaría quedarse sin batería en mitad de un evento!
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4. Redacta tu presupuesto teniendo en cuenta imprevistos
Hay situaciones desfavorables producidas durante la consecución nuestro evento que se pueden escapar de nuestro control, o bien son difícilmente detectables durante la fase de planificación. Por esta razón, es importante destinar parte de nuestro presupuesto disponible a imprevistos que puedan suceder, y así teniendo una respuesta más inmediata para paliar los desperfectos o perjuicios producidos.
Al fin y al cabo, se trata de tener un plan de actuación sólido para evitar que los asistentes sean afectados y puedan llevarse una mala impresión durante su estancia.
5. Aporta originalidad a tu evento
Dejar huella en la memoria de los asistentes y diferenciarte del resto proporcionando originalidad, genera grandes resultados visibles.
Para esto, evita todas aquellas ideas estandarizadas y trata de conectar con tu público de una forma original y que favorezcan a llamar más su atención.
Crea espacios y escenarios fuera de lo común y con un diseño moderno e innovador, haz uso de la última tecnología como la realidad aumentada y la tecnología wereable y dispone a tus asistentes de estaciones para la recarga de sus dispositivos móviles. Por supuesto, hay muchas más ideas que puedes aplicar para tu evento, ¡Encuentra las que mejor se adapten al tuyo!
6. Realiza un control final el día previo
Es bastante útil dedicar el día de antes al comienzo del evento para realizar un seguimiento de aquellos aspectos más importantes de la organización. Por ejemplo, asegurarse de haber dado unas buenas indicaciones de cómo llegar al lugar, revisar la lista de invitados, comprobar que el espacio esté totalmente listo, etc…
Para ello, puedes elaborar una lista de verificación con aquellos puntos que consideras de importancia controlar con anterioridad a la inauguración.
7. Pide opinión a los asistentes
Saber la opinión de tu público una vez que haya acabado el evento, te proporcionará un valioso feedback objetivo por parte de estos sobre su percepción acerca de su experiencia de uso. Ya sea para aquellos servicios o procesos que han tenido una mejor aceptación y para aquellos que hayan sido percibidos de forma negativa. Esta información te ayudará a evitar errores en el futuro y mejorar la calidad para tus asistentes.
La mejor forma de recoger esta información es a través de los comentarios de las redes sociales o proporcionando una encuesta de satisfacción en su finalización a la salida. ¡Anímate a escuchar a tus asistentes y las futuras ediciones serán todo un éxito!
Estos son 7 tips o consejos que consideramos importantes si estás pensando en realizar cualquier tipo de evento. Pero estos no son todos, hay muchos más. Descubre cuáles de ellos se ajustan mejor a tus necesidades y úsalos sin ningún tipo de miedo. ¡Los resultados hablarán por si solos!
Por último, quería recomendar otros dos artículos relacionados donde hablamos sobre 7 consejos para organizar un congreso y 7 ideas para tu stand en ferias.
¡Te deseamos mucha suerte para tus próximos eventos!
