En los congresos suelen acudir profesionales de un sector, para escuchar a un grupo de expertos tratando sobre un tema concreto. De este modo los asistentes pueden aprender más sobre la profesión, renovar conocimiento y hacer contactos profesionales. Debido a la importancia de este tipo de eventos se suelen organizar con mucho tiempo de antelación, escogiendo un auditorio o salón de gran capacidad y siguiendo una logística inmejorable. Por lo que la organización de este tipo de eventos suele traer muchos dolores de cabeza, por ello te vamos a dejar siete consejos para organizar un congreso.
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1. Donde se va a realizar
Lo primero que necesitamos saber antes de empezar a planear nada, es dónde va a tener lugar el evento. Lo primero de todo será elegir el país, si este va a tener carácter internacional, y la ciudad a dónde se tendrán que desplazar los asistentes. Una buena localización será aquella en la que un menor número de gente se tenga que mover de su ciudad para su asistencia, aquella zona que cuente con buenas comunicaciones para llegar a ella, además de ofrecer una buena oferta hotelera para alojar a todos los asistentes del congreso.
2. Elige bien la fecha de celebración
Al mismo tiempo que decidimos la localización del evento, debemos planificar cuando se realizará el evento. Para elegir la fecha correcta hay que tener una gran multitud de factores en cuenta, como la disponibilidad de los oradores, cuando podrá venir más gente, la ocupación que tendrán los hoteles por esa fecha, la disponibilidad del recinto dónde vayamos a realizar el congreso, etc. Muchas veces la fecha suele coincidir con un día relevante para la profesión, como por ejemplo, el 4 de febrero, día mundial contra el cáncer, si se trata de un congreso médico.
3. Organizadores y trabajadores
La selección del equipo que vaya a organizar el evento es fundamental para que todo salga bien. Deberás contar con profesionales administrativos para detallar el presupuesto, inscripciones, etc. Además de un buen equipo de marketing, que se encargue de la búsqueda de patrocinadores para recaudar fondos para el evento, también ellos mismos serán los encargados de dar a conocer el congreso. También, deberá contar con un equipo que se encargue de todo lo relacionado con la estancia de los asistentes en los hoteles. Por último, un buen equipo de azafatos que se encargan de acomodar a los asistentes, y resolverle cualquier duda o necesidad que les pudiera surgir.
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4. Inscripciones
Lo ideal para las inscripciones será que tengamos una solución online, que además cuente con medios de pago. Así haremos el proceso de compra mucho más eficiente, al no tener que recibir comprobante de pago, antes de poder confirmar la inscripción.
Además, en el formulario de inscripciones se deben de recoger todos los datos necesarios sobre los asistentes (Nombres y Apellidos). Así como si tienen alguna discapacidad por movilidad reducida, será importante ser previsores y que haya una persona que se encargue de esta persona y le asigne un sitio especial de fácil acceso dentro del recinto. También, se puede preguntar en las inscripciones sobre alergias alimentarias o si es vegetariano o vegano, para tenerlo en cuenta en el servicio de catering.
5. Consejos para organizar congresos internacionales
Si el congreso va a tener carácter internacional, hay que tener ciertos puntos en cuenta. Por un lado, deberíamos ofrecer un servicio de traducción simultánea, fundamental cuando los asistentes dominan leguas diferentes. Además de tener el sistema de inscripciones en varios idiomas.
Por otro lado, debemos organizar el evento y abrir el servicio de inscripciones con la mayor antelación posible. Esto es muy importante, para que los asistentes internacionales puedan planificar su viaje con tiempo suficiente. Además, ofrecerles paquetes de excursiones y visitas a la ciudad puede ser muy interesante, ya que muchos viajarán en familia o amigos, y tendrán muchos tiempos vacíos a lo largo del congreso.
Por último, es importante contar con varios azafatos que dominen varios idiomas. Así, puedan resolverle cualquier necesidad o duda de los asistentes, que por pequeña que sea, será un problema si no hablan el mismo idioma.
6. WIFI
Ofrecer un servicio de Wifi, es una necesidad primaria cuando la mayoría de los asistentes, están fuera de su lugar de residencia habitual. Este servicio, es necesario para que puedan trabajar en los tiempos vacíos del congreso y puedan mantener sus gestiones en regla durante el evento.
7. Battever: La solución de carga móvil para congresos
De nada servirá ofrecer el servicio de wifi, si los asistentes no tienen batería en sus dispositivos móviles. Normalmente, los eventos suelen ser largos, y el móvil suele ser muy usado como entretenimiento o como medio de trabajo en los tiempos vacíos del congreso. Por ello, es muy habitual que nos quedemos sin batería en mitad del evento, por lo que debemos de ofrecer a los asistentes un servicio de carga de batería. Para ello, lo mejor es contar con las estaciones de carga de Battever, ya que ellos se encargarán de todo: transporte, montaje, desmontaje, personalización, etc.
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Además, son un soporte ideal para promocionar a los patrocinadores, ya que todas sus estaciones de carga son personalizables con la imagen del cliente, y en las que tienen pantalla se pueden añadir tantas imágenes y vídeos como hagan falta (¡es genial porque así sirve de canal de comunicación con los asistentes!).
Estos son los siete consejos básicos que hay que tener en cuenta, en la organización de cualquier congreso. ¡Espero que te hay parecido útil e interesante!
